نظرة عامة على الدور

أخصائي العقود والتجديدات هو دور تشغيلي مسؤول عن تنسيق دورة حياة التجديد والعقد عبر قاعدة عملاء ألغو. يضمن هذا الفرد تجديدات في الوقت المناسب، وتوثيق دقيق، والامتثال لأوامر الشراء، وتنسيق سلس عبر الوظائف مع المبيعات، ونجاح العملاء، والمالية، والقانون.

هذا دور عالمي. سيعمل المرشح الناجح مع نظرائه الإقليميين في أوروبا وآسيا والمحيط الهادئ لضمان متابعة متسقة والامتثال المحلي. الدور موجه نحو العمليات ويركز على التنفيذ: يسهل هذا الشخص ويقوم بالتنسيق، داعمًا المبيعات ونجاح العملاء بدلاً من قيادة المفاوضات التجارية أو محادثات التراجع مباشرة.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة التجديدات:

• تنسيق دورة حياة التجديد بالكامل، من المشاركة المبكرة إلى تنفيذ العقد

• تتبع التجديدات القادمة بشكل استباقي وضمان التواصل في الوقت المناسب والتنبيهات الداخلية للمبيعات ونجاح العملاء مع وقت كافٍ لمنع التراجع

• تنسيق وإبلاغ الزيادات السنوية أو التعاقدية في الأسعار للعملاء، مع ضمان التوافق مع تغييرات الأسعار المعتمدة وأن التحديثات تنعكس في العقود والأنظمة وفقًا لذلك

• التنسيق داخليًا مع فرق المبيعات ونجاح العملاء والمالية والقانون طوال عملية التجديد

• تحديد المخاطر المتعلقة بالتجديد وتصعيدها بشكل مناسب إلى مالك الحساب المعني

إدارة الإلغاءات:

• العمل كنقطة تنسيق مركزية عند استلام إلغاء، مع ضمان إبلاغ جميع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين (المبيعات، نجاح العملاء، المالية، القانون، والعمليات) على الفور بالمعلومات المطلوبة لتنفيذ إلغاء العميل أو المنتج/الخدمة

• الحفاظ على سجل للإلغاءات وضمان إكمال الوثائق المناسبة وتحديثات CRM

إدارة العقود:

• تنسيق إعداد ومراجعة وإدارة عقود العملاء، والتعديلات، والتجديدات

• ضمان دقة العقود، والامتثال، والتوافق مع الشروط التجارية المتفق عليها

• ضمان أن جميع وثائق العقد تتضمن المعلومات المطلوبة للاعتراف بالإيرادات (مثل تواريخ البدء/الانتهاء الواضحة، والأسعار المتفق عليها، والشروط الموقعة) لدعم تسجيل الإيرادات بدقة وفي الوقت المناسب

• الحفاظ على وثائق العقود منظمة ومحدثة في نظام إدارة العقود

إدارة أوامر الشراء (PO):

• طلب، تتبع، والتحقق من صحة أوامر الشراء للعملاء

• ضمان توافق أوامر الشراء مع الشروط التعاقدية ومتطلبات الفوترة

• إرسال أوامر الشراء المعتمدة إلى المالية مع تأكيد أن تعليمات الفوترة، وجداول الفواتير، وشروط العقد تم تسليمها بدقة لمنع أخطاء أو تأخيرات في الفوترة

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات المتعلقة بأوامر الشراء من العملاء والفرق الداخلية

صندوق البريد المشترك وتسجيل السجلات:

• الحفاظ على إدارة صندوق البريد المشترك المخصص للتجديدات، مع ضمان إجراء جميع الاتصالات مع العملاء والداخلية من خلال هذه القناة لأغراض تتبع التدقيق وتسجيل السجلات

• ضمان نظافة صندوق البريد والاستجابة في الوقت المناسب للاستفسارات الواردة

حماية الإيرادات والتنبؤ:

• الحفاظ على توقعات تجديد دقيقة ورؤية لخط الأنابيب لتقارير القيادة

• دعم تقارير الإيرادات وضمان سلامة البيانات في نظام HubSpot CRM

• تقليل التعرض للتراجع من خلال إدارة خط الأنابيب بشكل استباقي وتصعيد مبكر

التعاون مع أصحاب المصلحة:

• العمل عن كثب مع المبيعات ونجاح العملاء للتوافق على استراتيجية وتوقيت تجديد الحسابات

• الشراكة مع المالية بشأن الفوترة، وتسليم أوامر الشراء، ومتطلبات الاعتراف بالإيرادات

• ضمان أن العقد، وCRM، وجميع الوثائق الموجهة للعملاء تلبي متطلبات الاعتراف بالإيرادات لدعم تسجيل الإيرادات بدقة وفي الوقت المناسب

• التنسيق مع جهات الاتصال الإقليمية في أوروبا وآسيا والمحيط الهادئ لضمان متابعة مناسبة محليًا والامتثال

• التواصل مع القانونية بشأن شروط العقد والتعديلات عند الحاجة

المتطلبات الرئيسية:

• 3-5 سنوات من الخبرة في إدارة العقود، التجديدات، عمليات المبيعات، أو نجاح العملاء في بيئة SaaS

• فهم جيد للشروط التجارية، والعقود، وعمليات الفوترة

• خبرة في إدارة أوامر الشراء والتنسيق مع فرق المالية بشأن الفوترة والاعتراف بالإيرادات

• إلمام بمبادئ الاعتراف بالإيرادات وتأثيرها على وثائق العقد

• مهارات تنظيمية وإدارة أصحاب المصلحة جيدة

• اهتمام عالٍ بالتفاصيل وعقلية موجهة نحو العمليات

• خبرة في أدوات CRM - تعتبر خبرة HubSpot ميزة قوية

• تعتبر خبرة في أنظمة إدارة العقود أو CLM ميزة

المهارات الرئيسية:

• الفطنة التجارية وفهم هياكل عقود SaaS تعتبر ميزة

• تنسيق جيد وتواصل عبر الوظائف

• نهج تحليلي ودقيق تجاه البيانات والوثائق

• القدرة على العمل بشكل مستقل وتصعيد الأمور بشكل مناسب في بيئة عالمية سريعة

مقاييس النجاح

وصف المقياس:

• معدل التجديد والاحتفاظ حجم العقود التي تم تجديدها بنجاح في الوقت المحدد
• نسبة إكمال التجديد في الوقت المحدد نسبة التجديدات المنفذة قبل انتهاء الصلاحية
• سرعة جمع أوامر الشراء سرعة ودقة استلام أوامر الشراء والتحقق منها
• دقة التوقع توافق خط أنابيب التجديد مع النتائج الفعلية
• تقليل تسرب الإيرادات تقليل الإيرادات المفقودة أو المتأخرة بسبب فجوات في العملية
• وقت استجابة الإلغاء سرعة الإخطار الداخلي والتسليم عند استلام الإلغاء

ساعات العمل والموقع - هذا دور مقره في أمريكا الشمالية (كالجاري، كندا). تنطبق ساعات العمل القياسية. مع نضوج وظيفة التجديدات، من المتوقع أن يساعد المرشح الناجح في بناء الهيكل التنظيمي اللازم لتوفير التغطية عبر المناطق الزمنية العالمية.