يبحث عميلنا، وهو شركة دولية للتجارة الإلكترونية ذات وجود قوي في السوق الأمريكية، عن مساعد تنفيذي وشخصي منظم للغاية لدعم المؤسس في المسؤوليات الشخصية والتجارية. تجمع هذه الوظيفة بين الدعم التنفيذي والمساعدة الشخصية بنسبة 50/50 وتتطلب شخصًا يمكنه توقع الاحتياجات، والبقاء في مقدمة الأولويات، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة خلف الكواليس.

الهدف من هذه الوظيفة هو تقليل التوتر، والقضاء على الاحتكاك، وخلق بيئة أكثر تنظيمًا وكفاءة وسلاسة للمؤسس عبر المجالات التجارية والشخصية في الحياة. سيتولى المرشح المناسب مسؤولية المهام بشكل استباقي، ويحمي وقت وتركيز المؤسس، ويضمن التعامل مع التفاصيل الهامة والمواعيد النهائية والمسؤوليات بدقة ورعاية.

المرشح المثالي منظم للغاية، هادئ تحت الضغط، دقيق، سري، استباقي، وقادر على العمل بشكل مستقل في بيئة سريعة الوتيرة. هذه الوظيفة مناسبة بشكل أفضل لشخص لديه عقلية نمو قوية، ومستوى عالٍ من الملكية، ومهارات قوية في حل المشكلات، وطموح للتحسين المستمر على الصعيدين الشخصي والمهني.

إدارة الحياة اليومية للمؤسس

المسؤوليات:
إدارة تقويم المؤسس وجدول أعماله اليومي.
تنسيق المواعيد الشخصية واللوجستيات المتعلقة بالعائلة عند الحاجة.
تنظيم حجوزات المطاعم، والخدمات الحياتية، والهدايا، والمهمات، وتنسيق الأمور المتعلقة بالمركبات.
حجز الخدمات ودعم الاحتياجات المنزلية، بما في ذلك العثور على مربية أو دعم منزلي آخر عند الحاجة.
توقع الاحتياجات بشكل استباقي وضمان سير حياة المؤسس اليومية بسلاسة وكفاءة.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
سير جدول المؤسس بسلاسة مع الحد الأدنى من الانقطاعات.
عدم تفويت أي مواعيد أو مواعيد نهائية هامة.
التعامل مع المهام بشكل استباقي دون الحاجة إلى تذكيرات أو متابعات متكررة.
إدارة المسؤوليات بشكل مستقل مع مستوى عالٍ من الملكية والموثوقية.
رضا المؤسس، وتقليل التوتر، وتحسين الكفاءة اليومية.

إدارة السفر وإعادة التوطين

المسؤوليات:
تنسيق الرحلات، والفنادق، والفلل، والشقق، وترتيبات النقل.
إدارة اللوجستيات في المطار، ومسارات السفر، وحجوزات السائقين أو السيارات المستأجرة.
التعامل مع المشكلات المتعلقة بالسفر، والتأخيرات، والإلغاءات، والمطالبات.
دعم طلبات التأشيرات وعمليات الوثائق المتعلقة بالسفر.
ضمان أن تكون أماكن الإقامة جاهزة تمامًا وعاملة قبل الوصول.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
تنظيم جميع الرحلات بالكامل قبل 48 ساعة على الأقل من المغادرة.
عدم وجود حجوزات أو وثائق سفر مفقودة.
حل الاضطرابات المتعلقة بالسفر بسرعة وبشكل استباقي.
قضاء المؤسس الحد الأدنى من الوقت في التعامل مع لوجستيات السفر.

التنسيق الطبي والقانوني والإداري

المسؤوليات:
تنسيق الأطباء، والمتخصصين، والمواعيد الطبية.
العمل مع المحامين، والمحاسبين، ومستشاري الضرائب، وغيرهم من المهنيين الخارجيين.
دعم عمليات الهجرة، والتأشيرات، والعمليات الإدارية.
الحفاظ على سجلات وملفات ووثائق منظمة.
تتبع التجديدات، والأوراق، والمواعيد النهائية الهامة.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
عدم تفويت أي مواعيد نهائية تتعلق بالوثائق أو التجديدات.
تبقى الوثائق منظمة، ومتاحة، ومحدثة.
تنسيق سريع وموثوق مع المهنيين الخارجيين.
التعامل في الوقت المناسب مع الأمور الإدارية العاجلة.

الدعم التنفيذي للأعمال

المسؤوليات:
إدارة صناديق البريد، والاتصالات، وتتبع المتابعات.
تنسيق الاجتماعات، والمتابعات القيادية، والمواعيد النهائية للمشاريع.
دعم تتبع إدارة علاقات العملاء، وإعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية، ولوحات المعلومات، والتنظيم التشغيلي.
تنسيق الاتصال مع البنوك، والمحاسبين، والفرق القانونية، والمؤسسات المالية عبر عدة دول.
تنظيم وتتبع تقديم الضرائب، ومواعيد الامتثال، والعقود، والوثائق المالية.
ضمان بقاء الوثائق التجارية والقانونية الهامة منظمة ومتاحة بشكل صحيح.
دعم المؤسس في الأمور الإدارية والتشغيلية الدولية.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
تكتمل المتابعات القيادية وبنود العمل في الوقت المحدد.
تكون الاجتماعات وسير العمل التشغيلي منظمة بشكل جيد.
تكون تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية والتتبع التشغيلي دقيقة وفي الوقت المناسب.
عدم تفويت أي مواعيد نهائية للامتثال أو الضرائب أو التقارير.
تُعالج الأمور المصرفية والقانونية والإدارية بشكل استباقي وفعال.
تحسن الوضوح والتنظيم التشغيلي عبر الأعمال.

المهارات المطلوبة

يجب أن تكون:
مهارات تنظيم استثنائية.
عقلية ملكية عالية ونهج استباقي.
مهارات تواصل قوية وإجادة اللغة الإنجليزية.
استقرار عاطفي، احترافية، وسرية.
القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف بسرعة.
مهارات قوية في حل المشكلات والتنفيذ.
القدرة على توقع الاحتياجات والعمل بشكل مستقل.
عقلية إيجابية موجهة نحو الحل.
طموح قوي، عقلية نمو، ورغبة في التحسين المستمر.

يفضل:
خبرة في دعم المؤسسين أو التنفيذيين.
خبرة في التجارة الإلكترونية أو الشركات سريعة النمو.
معرفة بإدارة علاقات العملاء.
خبرة في إعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية والتتبع التشغيلي.
خبرة في تنسيق السفر الدولي.
فهم العمليات المالية والإدارية.

مقاييس النجاح

يعني النجاح في هذه الوظيفة:
يشعر المؤسس بالهدوء، والتركيز، وأقل ضغطًا.
تحل المشكلات بشكل استباقي قبل التصعيد.
تصبح العمليات اليومية أكثر سلاسة وتنظيمًا.
يقضي المؤسس وقتًا أقل بكثير في اللوجستيات والمهام الإدارية.
تحسن التواصل، والمساءلة، والمتابعة عبر العمليات الشخصية والتجارية.

الهدف النهائي:
خلق بيئة تشغيلية أكثر سلاسة وهدوءًا وتنظيمًا وجودة أعلى للمؤسس عبر الحياة التجارية والشخصية.