أخصائي إداري أول - بوني

حول الدور

نبحث عن أخصائي إداري ذو خبرة لتدعيم عملياتنا في بوني. مع خبرة تمتد لعقد من الزمن، ستكون العمود الفقري لمكتبنا - لضمان سير الإدارة اليومية بسلاسة، ودعم القيادة، وتعزيز الكفاءة التشغيلية عبر المنظمة. سيتولى المرشح مسؤولية الاستقبال في مكتب هيلب شفت، بوني.

الوظائف الحيوية

1. إدارة المكتب والمرافق

• الإشراف على العمليات المكتبية من البداية إلى النهاية بما في ذلك تنسيق الموردين، عقود الصيانة، خدمات التنظيف، والأمن
• إدارة صيانة المرافق، تخطيط المساحات، وصيانة البنية التحتية عبر مباني بوني
• ضمان بيئة عمل آمنة، وظيفية، ومنتجة في جميع الأوقات
• المساعدة في تخطيط وتنفيذ تدريبات الإخلاء، إجراءات الطوارئ، وبروتوكولات الاستجابة للأزمات لضمان سلامة الموظفين والامتثال التنظيمي

2. دعم القيادة والتنفيذ

• إدارة جداول كبار القادة، خطط السفر، ولوجستيات اجتماعات مجلس الإدارة
• التعامل مع المراسلات والوثائق السرية بأعلى مستوى من السرية
• تنسيق الزيارات التنفيذية، اجتماعات العملاء، والفعاليات الخارجية من البداية إلى النهاية

3. إدارة المشتريات والموردين

• البحث، التقييم، التفاوض، وإدارة علاقات الموردين لمستلزمات المكتب، السفر، الفعاليات، والأجهزة التقنية
• تتبع الميزانيات، معالجة أوامر الشراء، وضمان المدفوعات والتجديدات في الوقت المحدد
• الحفاظ على قائمة الموردين المفضلين وإجراء مراجعات دورية للأداء

4. تجربة الموظف ودعم التوظيف

• تنسيق إعداد الموظفين الجدد - بطاقات الهوية، المقاعد، الأصول، الوصول إلى الأنظمة، وقوائم التحقق من التوظيف الإداري
• دعم أنشطة مشاركة الموظفين، الاجتماعات العامة، والفعاليات الداخلية
• أن تكون نقطة الاتصال الأولى لاستفسارات الموظفين الإدارية وطلبات المرافق

5. تنسيق السفر والإقامة

• تخطيط وحجز السفر المحلي والدولي - الرحلات الجوية، الفنادق، معالجة التأشيرات، والنقل المحلي
• ضمان الامتثال للسياسات وتحقيق التوفير في جميع حجوزات السفر
• الحفاظ على سجلات السفر ومساعدة الموظفين في وثائق التعويض

6. الامتثال وإدارة السجلات

• الحفاظ على التسجيلات القانونية، تراخيص الشركة، وجميع الوثائق الرسمية
• ضمان التجديدات في الوقت المحدد والتواصل مع الهيئات القانونية والمالية والحكومية حسب الحاجة
• تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق والحفاظ على سجلات جاهزة للتدقيق

7. ميزانية الإدارة ومراقبة التكاليف

• إعداد وتتبع الميزانية السنوية للإدارة عبر المرافق، السفر، والمشتريات
• تحليل أنماط الإنفاق، تحديد فرص التوفير، وتقديم تقارير شهرية لرئيس العمليات
• مقارنة تكاليف الإدارة بمعايير الصناعة ودفع التحسين المستمر