أكسا جي بي إس المغرب تعمل ضمن ثقافة تعاونية في الغالب، حيث تعتبر العلاقات المهنية القوية والثقة من الأولويات الرئيسية. تشجع الشركة الإدارة القريبة والداعمة، مما يعزز المساءلة والتنمية وتماسك الفريق. يتم تعزيز هذا النهج المتمركز حول الإنسان من خلال إطار تنظيمي قوي، مما يضمن الموثوقية والهيكلية والكفاءة التشغيلية. يتم تكملته بتركيز معتدل على الابتكار والأداء، مما يدعم التحسين المستمر ضمن بيئة محددة جيدًا.

الوظيفة :

بصفتك مساعدًا شخصيًا، تشمل مسؤولياتك الرئيسية:

إدارة التقويم والسفر

إدارة الجداول الزمنية المعقدة بفعالية وتحديد أولويات المواعيد.
تنظيم ومتابعة ترتيبات السفر، لضمان تنفيذ سلس من البداية إلى النهاية.
اجتماعات القيادة وتخطيط الأجندة

تخطيط وتسهيل عقد اجتماعات القيادة الحاسمة.
الحفاظ على تقويم طويل الأجل للأحداث والمعالم الرئيسية.
اجتماعات أصحاب المصلحة الرئيسيين والقيادة

تخطيط وتنسيق الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين التي تشمل القادة (مثل اجتماعات القيادة، الاجتماعات العامة، الاجتماعات الخارجية)، غالبًا بالتنسيق مع مساعد الرئيس التنفيذي.
تحديد التواريخ، المساعدة في تحديد الأجندات، إعداد وتنسيق إنتاج المواد، صياغة المحاضر، ومتابعة الإجراءات.
عمليات النفقات والمالية

إدارة النفقات التشغيلية للقادة باستخدام أنظمة الحجز والمالية ذات الصلة في الوقت المناسب.
إدارة السفر والنفقات على نظام كوبا والتواصل مع فرق المالية وDCP لضمان التوافق.
رفع أوامر الشراء ومعالجة الفواتير في الوقت المناسب وبطريقة متوافقة.
التواصل مع أصحاب المصلحة والدعم العابر

العمل كنقطة اتصال بين أعضاء فريق DCP وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين الآخرين.
دعم المكاتب والفرق في جميع الجوانب اللوجستية المتعلقة بأحداث ومبادرات أكسا DCP.
التعاون مع الفريق والمرونة

التنسيق عن كثب مع مساعدي الشخصيات الأخرى لضمان الدعم المستمر لفريق القيادة.
إظهار المرونة والاستعداد لتولي مجموعة متنوعة من المهام حسب الأولويات المتغيرة واحتياجات العمل.
الدعم في المحتوى والمشاريع

تنسيق والمساعدة في إعداد العروض التقديمية والمواد الداعمة للاجتماعات.
تقديم الدعم عند الطلب والمشاريع لأعضاء فريق القيادة حسب الحاجة.



الملف المطلوب :

نبحث عن مساعد شخصي بالملف التالي:

متعاون مؤثر

يبني ويحافظ على علاقات قوية ومنتجة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
يعرف متى يقدم التوجيه ومتى يسعى للحصول على المدخلات لضمان أفضل نتيجة ممكنة.
متواصل فعال

مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
قدرات قوية في التعاون والعرض والتأثير.
قادر على التفاعل بثقة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على جميع المستويات.
مريح في بيئة سريعة الوتيرة، يدير أولويات متعددة بالتوازي.
القدرة على إدارة الغموض

يتعامل مع المواقف المعقدة والعديد من المسؤوليات في وقت واحد.
يوازن بين المشاريع طويلة الأجل مع إلحاح المطالب اليومية.
موجه نحو النتائج

دافع قوي لتنفيذ وتقديم نتائج عالية الجودة.
استباقي، يتوقع الاحتياجات، ويأخذ المبادرة.
قادر على إعادة تحديد أولويات عدة مجالات عمل ومهام بسرعة دون المساس بالجودة.
يتصرف بحس قوي من الإلحاح ولديه بعض الخبرة في التنسيق الأساسي للمشاريع أو إدارة المشاريع.
عقلية التحسين المستمر

فضولي، منفتح على التعليقات، ومستعد لتحدي الوضع الراهن.
متحمس للتعلم وتطوير المهارات التقنية والمهنية باستمرار.
مدفوع، مصمم وموثوق

موظف موثوق بنفسه، مرتاح لتولي مسؤوليات متعددة.
مسؤول عن إتمام المهام والمشاريع بنجاح.
سري، مع حس عالٍ من الخصوصية والنزاهة.
إجادة الأدوات الرقمية

مستخدم متقدم لبرامج مايكروسوفت أوفيس، خصوصًا أوتلوك، باوربوينت، وورد وإكسل.
معرفة قوية بالأدوات والقدرة على التعلم بسرعة واستخدام أدوات المالية والمشتريات والموارد البشرية المختلفة لأداء المهام الإدارية والتشغيلية.
اللغات

إجادة اللغة الإنجليزية والفرنسية أمر إلزامي؛ اللغات الإضافية تعتبر ميزة.