الوصف الوظيفي
رمز الوظيفة: 221/001/268
الصناعة: معالجة المياه
المزايا: النقل + مزايا وفقًا لقانون العمل في الإمارات العربية المتحدة
ملخص الوظيفة:يتم البحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي لتقديم الدعم الإداري الشامل والتنسيق ودعم المشاريع لرئيس قسم الأعمال. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل ممتازة، واهتمامًا قويًا بالتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة مع الحفاظ على السرية والمهنية. سيلعب المساعد التنفيذي دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة وتنسيق فعال مع أصحاب المصلحة.
مسؤوليات الوظيفة:- إدارة التقويم: إدارة جدول رئيس قسم الأعمال بكفاءة، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لضمان التوافر والاستخدام الأمثل لوقت رئيس قسم الأعمال.
- التواصل والمراسلات: صياغة وإعداد المراسلات نيابة عن رئيس قسم الأعمال، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية. الحفاظ على قنوات اتصال واضحة وفعالة لضمان نشر المعلومات في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
- تنسيق الاجتماعات: تنظيم وجدولة الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتنسيق لوجستيات الاجتماعات. تدوين محاضر الاجتماعات بدقة ومتابعة العناصر الإجرائية لضمان إكمالها في الوقت المحدد. التعاون مع أعضاء الفريق التنفيذي لدعم اتخاذ القرارات الفعالة.
- دعم المشاريع: مساعدة رئيس قسم الأعمال في إدارة مشاريع ومبادرات متنوعة من خلال تقديم الدعم الإداري والتنسيقي. إجراء الأبحاث، وجمع البيانات، وتتبع التقدم، وإعداد التقارير حسب التكليف. ضمان التنسيق السلس بين الأقسام وأصحاب المصلحة المعنيين بالمشاريع.
- إدارة الوثائق: الحفاظ على تنظيم الوثائق والسجلات والملفات الهامة. تطوير أنظمة حفظ فعالة لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات مع حماية البيانات الحساسة والسرية بأعلى مستوى من التقدير.
- إدارة العلاقات: بناء والحفاظ على علاقات عمل قوية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك العملاء والموردين والشركاء. العمل كنقطة اتصال رئيسية بين رئيس قسم الأعمال وأصحاب المصلحة، والاستجابة للاستفسارات أو الطلبات نيابة عنهم عند الحاجة.
- إدارة المساعد الشخصي: الإشراف على وتنسيق جميع وظائف المساعد الشخصي، وضمان جدولة فعالة، وتفويض المهام، ومعالجة الاتصالات، وتقديم الدعم الاستباقي لتحسين العمليات اليومية وإدارة الوقت التنفيذي.
متطلبات الوظيفة:- خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مشابه يدعم القيادة العليا.
- مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية مع القدرة على التعامل مع أولويات متعددة.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات التواصل التجاري الشائعة.
- القدرة على التنسيق مع عدة أقسام وأصحاب مصلحة خارجيين.
- رخصة قيادة في الإمارات العربية المتحدة ميزة إضافية.
يرجى زيارة صفحتنا الوظائف للتحقق من قائمة الوظائف الحالية لدينا في الإمارات وحول العالم.تابعنا على لينكد إن و فيسبوك للبقاء على اطلاع بشأن الفرص القادمة.اشترك في نشرة لينكد إن الإخبارية للحصول على تحديثات الوظائف الأسبوعية.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
