حول الدور

تبحث عائلة مرموقة في دبي عن موظف استقبال مهذب ومحترف وموجه نحو الخدمة ليكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والشركاء التجاريين. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات تواصل ممتازة، وشخصية مرحبة، والقدرة على إدارة عمليات المكتب الأمامي بأعلى مستوى من الاحترافية والسرية.

المسؤوليات الرئيسية

• استقبال وترحيب الضيوف وكبار الشخصيات والزوار التجاريين بطريقة دافئة ومحترفة.
• إدارة مكتب الاستقبال وضمان الحفاظ على منطقة الاستقبال بأعلى المعايير في جميع الأوقات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات، وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• تنسيق حجوزات غرف الاجتماعات وضمان إعداد المساحات قبل المواعيد المحددة.
• إدارة خدمات البريد السريع الواردة والصادرة، والبريد، والتسليمات.
• المساعدة في ترتيبات السفر، وحجوزات الفنادق، ولوجستيات الزوار عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات الزوار، وسجلات الوصول، وضمان الامتثال لبروتوكولات الأمن.
• تقديم الدعم الإداري بما في ذلك إعداد الوثائق، والأرشفة، والمسح الضوئي، والتصوير، وإدخال البيانات.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية لضمان سير العمليات المكتبية اليومية بسلاسة.
• مراقبة مستلزمات المكتب لمنطقة الاستقبال وتنسيق إعادة التوريد.
• دعم الفعاليات المكتبية، والاجتماعات، وترتيبات الضيافة.
• التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات السرية والاحترافية.