مدرسة جيمس الدولية، الخيل، افتتحت في سبتمبر 2013 كمدرسة متميزة تقدم برنامج البكالوريا الدولية (IB).

الغرض من الوظيفة

مسؤول بيانات الطلاب وعمليات الحضور مسؤول عن ضمان دقة بيانات الطلاب وسجلات الحضور وعمليات الحضور اليومية، وأنها دقيقة وفي الوقت المناسب ومتوافقة وفعالة من الناحية التشغيلية عبر المدرسة. يوفر هذا الدور العمود الفقري الإداري لحضور المدرسة بالكامل، مما يضمن إكمال السجلات بشكل صحيح، ومتابعة الغياب غير المبرر بسرعة، وتصعيد معلومات الحضور بشكل مناسب، وأن يكون لدى القادة بيانات موثوقة لدعم التدخلات، وحماية الطلاب وتحسين المدرسة.

سيتعاون شاغل الوظيفة بشكل وثيق مع الاستقبال، والمعلمين، والفرق الرعائية، وزملاء حماية الطلاب، وقادة المراحل، ورائد الحضور الكبير وفريق العمليات لضمان إدارة الحضور كأولوية على مستوى المدرسة.

الدور إداري وتشغيلي بطبيعته، لكنه مركزي لضمان أن المدرسة لديها إشراف قوي على وجود الطلاب، والغياب، والانضباط، وأنماط الحضور والتواصل ذات الصلة مع الأسر.

المسؤوليات الرئيسية

• الحفاظ على سجلات الطلاب دقيقة وكاملة ومحدثة ضمن نظام إدارة المعلومات المدرسية (MIS) والأنظمة التشغيلية ذات الصلة.

• الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للحضور والانضباط ومتابعة الغياب والتحقق من السجلات وترميز الحضور.

• ضمان متابعة الغياب غير المبرر بسرعة وتصعيده حيث تظهر مخاوف تتعلق بالحماية أو الرفاهية أو الغياب المستمر.

• إنتاج تقارير دورية عن الحضور، ولوحات المعلومات والتحليلات للقادة، والفرق الرعائية والاجتماعات التشغيلية.

• دعم التواصل المستمر مع أولياء الأمور من خلال معلومات الحضور الدقيقة وفي الوقت المناسب والمكتوبة بشكل مناسب.

• الحفاظ على سجلات واضحة لإجراءات الحضور، ومحاولات الاتصال، واستجابات أولياء الأمور، وأسباب الغياب، ونقاط التصعيد والخطوات المتفق عليها.

• دعم الاستعداد للتفتيش، والاعتماد، والتدقيق، والامتثال من خلال بيانات دقيقة، وملفات الأدلة، ووثائق الحضور.

إدارة بيانات الطلاب ودقة نظام إدارة المعلومات

• الحفاظ على سجلات الطلاب دقيقة ومحدثة في نظام إدارة المعلومات المدرسية، بما في ذلك حالة التسجيل، تفاصيل الطلاب، تخصيص الصف، المجموعة الدراسية، معلومات الاتصال، جهات الاتصال الطارئة، معلومات اللغة، الجنسية، البيانات الديموغرافية والحقول التشغيلية ذات الصلة.

• تنسيق الفحوصات المنتظمة لمعلومات الطلاب لضمان اكتمال البيانات الأساسية ودقتها وتناسقها عبر نظام إدارة المعلومات، والحضور، وحماية الطلاب، والاتصالات والأنظمة التشغيلية.

• ضمان الحفاظ على بيانات الطلاب لدعم متطلبات هيئة المعرفة والتنمية البشرية، ومدرسة جيمس، والتقارير الداخلية، والتفتيش، والاعتماد وقيادة التقارير.

• إنتاج تقارير تتعلق بأعداد الطلاب، والحضور، والانضباط، وفئات الغياب، والمجموعات، واتجاهات المراحل، والبيانات الديموغرافية والبيانات التشغيلية حسب الحاجة.

• دعم تدقيق البيانات، وفحوصات الوثائق وصيانة السجلات وفقًا لسياسة المدرسة، وتوقعات حماية البيانات ومتطلبات السرية.

• المساعدة في قوائم الصفوف، وتحديثات حركة الطلاب، والانسحابات، والبدء الجديد، ومعلومات الطلاب المتعلقة بالجدول الزمني وعمليات البيانات التشغيلية الأخرى.

• الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية واضحة لوثائق الطلاب الأساسية، وأدلة الحضور والسجلات التشغيلية.إدارة الحضور اليومي والإشراف على السجلات

• تنسيق عملية إدارة الحضور اليومية عبر المدرسة، مما يضمن إكمال السجلات بدقة وفي الأوقات المتفق عليها.

• التحقق من سجلات الصباح وبعد الظهر/الجلسة للعلامات المفقودة، والإدخالات غير المكتملة، والتقديم المتأخر، والغياب غير المبرر والترميز غير المتسق.

• المتابعة بسرعة مع المعلمين، والمدرسين، وفرق المراحل أو الزملاء الإداريين حيث لم يتم إكمال السجلات أو حيث تتطلب البيانات تصحيحًا.

• مراقبة الوصول المتأخر والمغادرات المبكرة، مما يضمن تسجيلها بدقة ودعمها بتواصل أو موافقة مناسبة من أولياء الأمور عند الحاجة.

• ضمان إدخال رموز الحضور بشكل متسق ودقيق ووفقًا لسياسة المدرسة، وتوقعات الجهات التنظيمية والإجراءات الداخلية المتفق عليها.

• الحفاظ على سجل إكمال السجلات اليومية، مع تسليط الضوء على متابعة الموظفين، والتكرارات، ومشكلات الترميز وأي مخاوف تشغيلية لمراجعة المدير المباشر.

• دعم مراقبة الحضور درسًا بدروس أو فترة بدورة حيثما كان ذلك مطلوبًا، خاصة في المرحلة الثانوية، لتحديد الطلاب الموجودين في المدرسة ولكنهم لا يحضرون الدروس المجدولة.

متابعة الغياب في اليوم الأول وتواصل مع أولياء الأمور

• تشغيل عملية الغياب في اليوم الأول للغياب غير المبرر، والتواصل مع أولياء الأمور أو الأوصياء بسرعة حيث لم يتم تقديم أي سبب.

• تسجيل جميع محاولات الاتصال، واستجابات أولياء الأمور، وأسباب الغياب، وتواريخ العودة المتوقعة وأي مخاوف تنشأ من التواصل.

• ضمان متابعة الغياب غير المبرر المستمر من خلال خطوات التصعيد المتفق عليها، بما في ذلك محاولات الاتصال الإضافية والإحالة إلى الزملاء الرعائيين أو حماية الطلاب عند الحاجة.

• الحفاظ على أكثر من جهة اتصال طارئة واحدة حيثما كان ذلك ممكنًا، وإبراز تفاصيل الاتصال المفقودة أو القديمة أو غير الفعالة للتصحيح.

• ضمان تحديث أسباب الغياب بمجرد تأكيدها وأن إدخالات الغياب غير المحلولة يتم مراجعتها وتصحيحها ضمن الإطار الزمني المتفق عليه من قبل المدرسة.

• استخدام نبرة حازمة وواقعية ومحترمة وداعمة في الاتصالات المتعلقة بالحضور مع أولياء الأمور، مع موازنة التوقعات العالية مع الحساسية لظروف الأسرة الفردية.

• ضمان أن تكون الاتصالات فردية قدر الإمكان، باستخدام اسم الطالب، ومعلومات الحضور الدقيقة والخطوات التالية الواضحة بدلاً من الرسائل العامة.

مراقبة الانضباط، وإجازة الغياب وحركة الطلاب

• مراقبة أنماط الانضباط وتوليد معلومات منتظمة عن الوصول المتأخر حسب الطالب، والفصل، والمجموعة الدراسية، والمرحلة، واليوم والوقت.

• الحفاظ على السجلات الإدارية للمغادرات المبكرة المعتمدة، والمواعيد المصرح بها، ورحلات المدرسة، والأنشطة التعليمية، والتعلم خارج الموقع، والامتحانات، والأدلة الطبية وفئات الغياب المسموح بها الأخرى.

• دعم إدارة طلبات إجازة الغياب، مما يضمن تسجيل الطلبات، والاحتفاظ بالوثائق الداعمة وتسجيل قرارات القيادة بوضوح.

• إبراز الوصول المتأخر المتكرر، والمغادرة المبكرة أو أنماط الغياب للقادة الرعائيين أو قادة المراحل المعنيين للمتابعة.

• ضمان توافق عمليات الاستقبال والواجهة الأمامية للوصول المتأخر والمغادرة المبكرة مع تسجيل الحضور، وحماية الطلاب وتوقعات حركة الطلاب.

تقارير الحضور، التحليل والتحديد المبكر

• توليد تقارير يومية، أسبوعية، نصف فصلية، فصلية وتقارير غير منتظمة عن الحضور للقادة، والفرق الرعائية، والمدرسين، وزملاء حماية الطلاب والاجتماعات التشغيلية.

• تحليل أنماط الحضور بما يتجاوز النسب الرئيسية، بما في ذلك الجلسات المفقودة، والأيام المفقودة، والتأخر المتكرر، وأنماط الأيام في الأسبوع، وحضور الدروس، واتجاهات المراحل، واتجاهات الفصول، وأنماط المواد حيثما كان ذلك مناسبًا، والمخاوف على مستوى المجموعات.

• تحديد الطلاب المعرضين لخطر انخفاض الحضور قبل أن تصبح المخاوف متجذرة، بما في ذلك الطلاب الذين يقتربون من عتبات الغياب المستمر أو يظهرون تراجعًا ناشئًا.

• الحفاظ على قوائم المراقبة والمتعقبين للحضور للطلاب الذين يحتاجون إلى إشراف أقرب، مما يضمن دقة التحديثات ومشاركتها مع الزملاء المعنيين.

• إعداد معلومات الحضور لاجتماعات الطلاب الضعفاء، ومناقشات الحماية، ومراجعات الرعاية، واجتماعات أولياء الأمور، وتخطيط إعادة الإدماج وإحاطات القيادة.

• مراقبة تأثير التدخلات المتعلقة بالحضور من خلال الحفاظ على بيانات قبل وبعد، وسجلات الإجراءات وتواريخ المراجعة.

• دعم القادة في تحديد المعايير، وتحليل الاتجاهات وأولويات تحسين الحضور حيثما كان ذلك مناسبًا وممكنًا.

التصعيد، حماية الطلاب وإشراف الطلاب الضعفاء

• تصعيد الغياب غير المبرر، والغياب المتكرر، والغياب الشديد، والأنماط المثيرة للقلق أو محاولات الاتصال غير الناجحة وفقًا لإجراءات حماية الطلاب والحضور بالمدرسة.

• العمل بشكل وثيق مع قائد حماية الطلاب، والقادة الرعائيين، وزملاء الإدماج وفرق المراحل حيث قد يشير الغياب إلى مخاوف تتعلق بالرفاهية، أو الصحة النفسية، أو الاحتياجات التعليمية الخاصة، أو الأسرة، أو الطبية أو الحماية.

• الحفاظ على سجلات إدارية دقيقة للإحالات المتعلقة بالحضور، ونقاط التصعيد والنتائج، مع ضمان السرية في جميع الأوقات.

• ضمان أن يتم تمييز الطلاب ذوي الاحتياجات المعروفة، والاحتياجات الطبية، والاحتياجات التعليمية الخاصة، والمشاركة الاجتماعية أو غيرها من العوامل السياقية بشكل مناسب في أنظمة مراقبة الحضور، حيثما كان ذلك مسموحًا وذو صلة.

• تقديم الدعم الإداري لتخطيط إعادة الإدماج بعد الغياب الممتد، بما في ذلك بيانات الحضور، وسجلات التواصل، وملاحظات الاجتماعات وجداول المراجعة.

• ضمان عدم عمل إدارة الحضور في عزلة، ولكن تدعم العمل الأوسع في الرفاهية، والسلوك، والإدماج، وحماية الطلاب ودعم الطلاب.

تواصل مع أولياء الأمور وثقافة الحضور

• تنسيق التواصل المنتظم مع أولياء الأمور حول مستويات الحضور والانضباط، مما يضمن أن تكون المعلومات دقيقة وقابلة للفهم ومتوافقة مع توقعات المدرسة.

• صياغة معلومات الحضور بعبارات واضحة، بما في ذلك الجلسات، والأيام أو وقت التعلم المفقود حيثما كان ذلك مناسبًا، بدلاً من الاعتماد فقط على النسب المئوية.

• دعم إعداد رسائل الحضور، والبريد الإلكتروني، والتذكيرات ودعوات الاجتماعات عند نقاط التحفيز المتفق عليها.

• ضمان أن تتضمن الاتصالات طرق اتصال واضحة لأولياء الأمور الذين يحتاجون إلى دعم بشأن الحواجز التي تعيق الحضور.

• الحفاظ على القوالب وسجلات الاتصالات المتعلقة بالحضور، مما يضمن التناسق عبر المراحل والتوافق مع سياسة الحضور بالمدرسة.

• دعم القادة في تعزيز ثقافة قوية للحضور على مستوى المدرسة من خلال بيانات دقيقة، ورسائل منتظمة وتناسق تشغيلي.