عميلنا، شركة تجارة إلكترونية دولية ذات وجود قوي في السوق الأمريكية، تبحث عن مساعد تنفيذي وشخصي استباقي ومنظم للغاية لدعم المؤسس في المسؤوليات الشخصية والتجارية. تجمع هذه الوظيفة بين الدعم التنفيذي والمساعدة الشخصية في نسبة متوازنة 50/50 وتتطلب شخصًا يمكنه توقع الاحتياجات، والبقاء في صدارة الأولويات، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة خلف الكواليس.

هدف هذه الوظيفة هو تقليل التوتر، والقضاء على الاحتكاك، وخلق بيئة أكثر تنظيمًا وكفاءة وسلاسة للمؤسس عبر مجالات الحياة التجارية والشخصية. المرشح المناسب سيتولى المهام بشكل استباقي، ويحمي وقت وتركيز المؤسس، ويضمن أن التفاصيل الهامة، والمواعيد النهائية، والمسؤوليات يتم التعامل معها باستمرار ورعاية.

المرشح المثالي منظم للغاية، هادئ تحت الضغط، دقيق، متحفظ، استباقي، وقادر على العمل بشكل مستقل في بيئة مؤسس سريعة الوتيرة. تناسب هذه الوظيفة شخصًا لديه عقلية نمو قوية، ومستوى عالٍ من الملكية، ومهارات قوية في حل المشكلات، وطموح لتحسين الذات بشكل مستمر.

إدارة الحياة اليومية للمؤسس

المسؤوليات:
إدارة تقويم المؤسس وجدول أعماله اليومي.
تنسيق المواعيد الشخصية واللوجستيات المتعلقة بالعائلة عند الحاجة.
تنظيم حجوزات المطاعم، وخدمات نمط الحياة، والهدايا، والمهمات، وتنسيق المركبات.
حجز الخدمات ودعم الاحتياجات المنزلية، بما في ذلك العثور على مربية أو دعم منزلي آخر عند الحاجة.
توقع الاحتياجات بشكل استباقي وضمان سير حياة المؤسس اليومية بسلاسة وكفاءة.

مؤشرات الأداء:
سير جدول المؤسس بسلاسة مع الحد الأدنى من الانقطاعات.
عدم تفويت المواعيد أو المواعيد النهائية الهامة.
التعامل مع المهام بشكل استباقي دون الحاجة إلى تذكيرات أو متابعات متكررة.
إدارة المسؤوليات بشكل مستقل مع مستوى عالٍ من الملكية والموثوقية.
رضا المؤسس، وتقليل التوتر، وتحسين الكفاءة اليومية.

إدارة السفر والتنقل

المسؤوليات:
تنسيق الرحلات، والفنادق، والفلل، والشقق، وترتيبات النقل.
إدارة اللوجستيات في المطار، ومسارات السفر، وحجوزات السائقين أو تأجير السيارات.
التعامل مع القضايا المتعلقة بالسفر، والتأخيرات، والإلغاءات، والمطالبات.
دعم طلبات التأشيرات وعمليات الوثائق المتعلقة بالسفر.
ضمان إعداد الإقامات بشكل كامل وعملية قبل الوصول.

مؤشرات الأداء:
تنظيم جميع السفر قبل 48 ساعة على الأقل من المغادرة.
عدم وجود حجوزات أو وثائق سفر مفقودة.
حل الاضطرابات المتعلقة بالسفر بسرعة وبشكل استباقي.
قضاء المؤسس الحد الأدنى من الوقت في التعامل مع لوجستيات السفر.

التنسيق الطبي والقانوني والإداري

المسؤوليات:
تنسيق الأطباء، والمتخصصين، والمواعيد الطبية.
العمل مع المحامين، والمحاسبين، ومستشاري الضرائب، وغيرهم من المهنيين الخارجيين.
دعم عمليات الهجرة، والتأشيرات، والعمليات الإدارية.
الحفاظ على سجلات، وملفات، ووثائق منظمة.
تتبع التجديدات، والأوراق، والمواعيد النهائية الهامة.

مؤشرات الأداء:
عدم تفويت المواعيد النهائية المتعلقة بالوثائق أو التجديدات.
تبقى الوثائق منظمة، ومتاحة، ومحدثة.
تنسيق سريع وموثوق مع المهنيين الخارجيين.
التعامل الفوري مع الأمور الإدارية العاجلة.

الدعم التنفيذي للأعمال

المسؤوليات:
إدارة صناديق البريد، والتواصل، وتتبع المتابعات.
تنسيق الاجتماعات، والمتابعات القيادية، والمواعيد النهائية للمشاريع.
دعم تتبع إدارة علاقات العملاء، وتقارير مؤشرات الأداء، ولوحات المعلومات، والتنظيم التشغيلي.
تنسيق التواصل مع البنوك، والمحاسبين، والفرق القانونية، والمؤسسات المالية عبر عدة دول.
تنظيم وتتبع تقديم الضرائب، ومواعيد الامتثال، والعقود، والوثائق المالية.
ضمان بقاء الوثائق التجارية والقانونية الهامة منظمة ومتاحة.
دعم المؤسس في الأمور الإدارية والتشغيلية الدولية.

مؤشرات الأداء:
تكتمل المتابعات القيادية والعناصر الإجرائية في الوقت المحدد.
تكون الاجتماعات وسير العمل التشغيلي منظمة بشكل جيد.
تكون تقارير مؤشرات الأداء والتتبع التشغيلي دقيقة وفي الوقت المحدد.
عدم تفويت مواعيد الامتثال، أو الضرائب، أو التقارير.
تتم معالجة الأمور المصرفية، والقانونية، والإدارية بشكل استباقي وفعال.
تحسن الوضوح والتنظيم التشغيلي عبر الأعمال.

المهارات المطلوبة

يجب أن تكون:
مهارات تنظيم استثنائية.
عقلية ملكية عالية ونهج استباقي.
مهارات تواصل قوية وإجادة اللغة الإنجليزية.
استقرار عاطفي، احترافية، وتقدير.
القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف بسرعة.
مهارات قوية في حل المشكلات والتنفيذ.
القدرة على توقع الاحتياجات والعمل بشكل مستقل.
عقلية إيجابية وموجهة نحو الحلول.
طموح قوي، عقلية نمو، ورغبة في التحسين المستمر.

يفضل:
خبرة في دعم المؤسسين أو التنفيذيين.
خبرة في التجارة الإلكترونية أو الشركات سريعة النمو.
معرفة بإدارة علاقات العملاء.
خبرة في تقارير مؤشرات الأداء والتتبع التشغيلي.
خبرة في تنسيق السفر الدولي.
فهم للعمليات المالية والإدارية.

معايير النجاح

يعني النجاح في هذه الوظيفة:
يشعر المؤسس بالهدوء، والتركيز، وأقل إرهاقًا.
يتم حل المشكلات بشكل استباقي قبل التصعيد.
تكون العمليات اليومية أكثر سلاسة وتنظيمًا.
يقضي المؤسس وقتًا أقل بكثير في الأمور اللوجستية والإدارية.
تحسن التواصل، والمساءلة، والمتابعة عبر العمليات الشخصية والتجارية.

الهدف النهائي:
خلق بيئة تشغيلية أكثر سلاسة وهدوءًا وتنظيمًا وجودة أعلى للمؤسس عبر الحياة التجارية والشخصية.