مدير مكتب أمامي

نبحث عن مدير مكتب أمامي وإدارة نشط ومنظم لإدارة العمليات اليومية للمكتب، وضمان إدارة المرافق بسلاسة، وتقديم الدعم الإداري. سيقوم المرشح المثالي بالتنسيق مع الموردين وإدارة المستلزمات المكتبية وإدارة الزوار وخدمات الموظفين بكفاءة.

• إدارة عمليات الاستقبال والعمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار.
• إصدار بطاقات الزوار (المتقدمين، المتدربين، الموردين).
• توفير الوصول إلى المكتب (نظام التعرف على الوجه).
• معالجة بطاقات هوية الموظفين.
• الحفاظ على عدد الموظفين اليومي (نظام ESL) لترتيبات الطعام.
• الحفاظ على مخزون القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
• التعامل مع إصدار المخزون وتتبع الاستهلاك.
• شراء القرطاسية ومواد التنظيف المكتبية.
• إعداد تقارير عن الاستهلاك (الطعام، المشروبات، والمستلزمات الأخرى).
• إدارة ترتيبات الطعام بما في ذلك الغداء والعشاء والمشروبات.
• تنسيق إمدادات الفاكهة والمخزن.
• ضمان الحفاظ على معايير النظافة والنظافة.
• إدارة الطرود الواردة والصادرة.
• إعداد فواتير الشحن (AWB) ووثائق الشحن.
• التحقق من فواتير الطرود (Blue Dart، DTDC).
• إنشاء أوامر شراء (PO) للموردين وتقديمها إلى المالية.
• رفع طلبات الشراء في Ivalua.
• تسجيل استلام أوامر الشراء في Maximo & Ivalua.
• التحقق من فواتير الموردين ومعالجتها.
• تخصيص المهام لعمال النظافة.
• الإشراف على أنشطة التنظيف والصيانة اليومية.
• إجراء تفتيشات منتظمة لنظافة المكتب.
• التنسيق مع فرق صيانة المباني.
• ترتيب موظفين/بدلاء لعمال النظافة والسائقين.
• الإشراف على أنشطة الصيانة في عطلة نهاية الأسبوع.
• شراء المواد اللازمة لصيانة المرافق.
• ترتيب حجوزات الفنادق للموظفين.
• تنسيق خدمات سيارات الأجرة.
• إدارة حجوزات تذاكر الطيران.
• التعامل مع ترتيبات تأمين السفر للخارج.
• دعم تنظيم الفعاليات والأنشطة الثقافية.
• العمل كبديل سكرتير لفريق الإدارة.

• درجة البكالوريوس في أي مجال،
• خبرة من 2-5 سنوات في إدارة المكتب الأمامي والإدارة.
• مهارات قوية في اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
• إجادة استخدام MS Office (Excel، Outlook، PowerPoint)، والخبرة مع أدوات ERP مثل Ivalua/Maximo تعتبر ميزة.
• عقلية نشطة لحل المشكلات.
• مهارات تنظيمية قوية.
• القدرة على تعدد المهام والعمل بشكل مستقل.
• روح الفريق مع مهارات تنسيق جيدة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في الوثائق.
• مهارات قوية في إدارة الموردين.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• مهارات جيدة في إدارة الوقت وتحديد الأولويات.

• مسار تدريبي دائم يتيح لك تطوير نفسك شخصياً ومهنياً.
• بيئة عمل مثيرة ومبتكرة مع العديد من فرص النمو.
• بيئة تركز على الناس مع برنامج صحي تفاعلي وتركيز على رفاهية الموظفين.