موظف إداري وعمليات ولوجستيات

المهمة والأهداف

كجزء من فريق الأمم المتحدة في اليمن، يغطي برنامج الأمم المتحدة الإنمائي العلاقة بين الإنسانية والتنمية والسلام. تدعم مشاريع برنامج الأمم المتحدة الإنمائي الحوكمة وبناء السلام، والانتعاش الاقتصادي الأخضر والتنمية وتغير المناخ، والمياه والطاقة والبيئة. تهدف المشاريع إلى استعادة سبل العيش، وتعزيز القدرة على مواجهة التحديات المستقبلية، ووضع الأساس للتنمية طويلة الأجل مع التركيز على الفئات الأكثر ضعفًا بما في ذلك النساء والشباب المهمشين.

السياق

يمتلك مكتب برنامج الأمم المتحدة الإنمائي في اليمن مكتب ارتباط مقره عمان، الأردن. يدعم المكتب الشراكات والبرامج والعمليات الخاصة بمكتب البلد. تحت الإشراف العام والتوجيه المباشر للمستشار الاستراتيجي، سيقوم المرشح بدعم الأنشطة الإدارية والعمليات واللوجستيات لضمان تسليم سلس لمسؤوليات المكتب. يلعب موظف الدعم الإداري والعمليات واللوجستيات دورًا أساسيًا في أداء مجموعة متنوعة من المهام على الأرض لدعم العمليات لمكتب البلد في اليمن ومساعدة الموظفين أثناء تنقلهم إلى عمان في تسهيل حجز الإقامة وتنظيم النقل.

معلومات إضافية:

يحق للمتطوعين الوطنيين المتخصصين في الأمم المتحدة في الأردن الحصول على:

• بدل معيشة شهري للمتطوعين بمبلغ 1,145.08 دينار أردني;

• إجازات سنوية وتعليمية;

• تأمين طبي وحياتي مجاني; و

• الوصول المجاني إلى منصات تعليمية مختلفة.

وصف المهام

ضمن السلطة المفوضة وتحت إشراف المستشار الاستراتيجي أو ممثله المعين، سيقوم المتطوع في الأمم المتحدة بما يلي:

1. تقديم الدعم الإداري:

• تنظيم اجتماعات الإدارة العليا للمكتب، والمؤتمرات، والندوات.

• ترتيب حجز الفنادق واستقبال المطار للإدارة العليا للمكتب.

• العمل عن كثب مع الإدارة العليا للمكتب لإدارة جدول أعمال الاجتماعات وتحديثه حسب الحاجة.

• إبلاغ موظفي الأمن بالمكتب بمواقع وتواريخ الاجتماعات المخطط لها.

• مسؤول عن مستلزمات المكتب من القرطاسية.

• مسؤول عن أصول المكتب.

• التعاون الوثيق مع مكتب المحور الإقليمي لمراجعة فواتير مساحة المكتب، والتحقق منها وتأكيدها للدفع.

• إعداد طلبات التأشيرات من خلال السفارات المختلفة، والمتابعة للحصول على التأشيرات المطلوبة، وضمان التقديم في الوقت المناسب وجمع جوازات السفر مع الحفاظ على نظام متابعة يومي موثوق.

• مسؤول عن حضور الموظفين اليومي عند وجودهم في عمان وتقديم تقرير الحضور المطلوب عند الحاجة.

• العمل كنقطة اتصال مع مكتب المحور الإقليمي ومكتب الأمن لتسهيل دخول المدعوين للاجتماعات المختلفة داخل مقر مكتب المحور الإقليمي.

• العمل كحارس أمني، كنقطة اتصال مع مكتب الأمن (UNDSS) والإبلاغ عن أماكن إقامة الموظفين وتفاصيل الاتصال في الأردن.

• تنظيم تجديد إقامة الموظفين بالتعاون مع مكتب المحور الإقليمي.

• تنظيم تجديد بطاقات الدخول لموظفي المكتب.

• العمل كنقطة اتصال مع شركة زين للاتصالات في الأردن لتفعيل بطاقات SIM للموظفين الجدد، وتعطيل خطوط الموظفين المغادرين، واستلام الفواتير، والتحقق منها وتصنيفها للدفع، وضمان عملية الدفع لتسوية المبالغ المستحقة.

• تقديم الدعم حسب الحاجة.

2. دعم إدارة الفعاليات:

• تقديم الدعم اللوجستي المهني المطلوب لإدارة الفعاليات وتنظيم المؤتمرات وورش العمل والندوات والاجتماعات.

• اختيار المواقع المناسبة من خلال أساليب تنافسية، بالتعاون مع وحدة المشتريات.

• ضمان توفر جميع المعدات المطلوبة للحدث، مثل نظام مؤتمرات الفيديو، ونظام الصوت، والميكروفونات، والترجمة، واللافتات، والتموين، إلخ.

• ترتيب حجز الفنادق، والنقل، واستقبال/توصيل المطار حسب الحاجة.

• استلام الفواتير ذات الصلة، والتحقق من دقة الفواتير بما يتماشى مع العرض، والتأكيد لمكتب المالية لإصدار المدفوعات/أوامر الشراء ذات الصلة.

3. تقديم الدعم المالي:

• تنفيذ الأنشطة المالية المتعلقة بالمدفوعات، وصندوق المكتب النقدي، وترتيب تقديم سجل النقدية للنفقات مع الوثائق الداعمة.

• تجميع جميع الوثائق اللازمة مع الفواتير ذات الصلة وتقديمها إلى المالية لمعالجة المدفوعات.

• المتابعة مع مكتب المالية بشأن المدفوعات/القسائم ذات الصلة.

4. دعم المشتريات:

• التعاون الوثيق مع وحدة المشتريات فيما يتعلق بشراء مستلزمات المكتب والخدمات والبضائع المطلوبة والإبلاغ لوحدة المشتريات والمتابعة حتى مرحلة التسليم والتركيب.

• الحصول على عروض من الموردين في السوق المحلي عند الحاجة.

• تجميع العروض وإرسالها إلى مكتب المشتريات.

• المتابعة مع مكتب المحور الإقليمي بشأن LTAS وتجديد هذه LTAs.

5. إدارة ترتيبات الشحن:

• إعداد الوثائق لشحنات برنامج الأمم المتحدة الإنمائي (المستلمة/المرسلة).

• إدارة استلام وإرجاع UNLPs من المقر/إلى مكتب البلد.

• التنسيق مع مكتب برنامج الأمم المتحدة الإنمائي بشأن استلام المواد البريدية المتعلقة بمكتب اليمن.

• ضمان استلام/تسليم/تخزين العناصر/الوثائق.

• الإبلاغ للأطراف المعنية بشأن استلام الأصول لتسجيلها في سجلات الأصول.

• الاحتفاظ بسجلات الأصول لمعدات المكتب.

• تقديم تقرير نصف سنوي وسنوي عن العناصر الأصول.

الموعد النهائي للتقديم هو 10 أغسطس 2026