متطوع إداري - موارد بشرية

نبذة عن أكتد:

تلتزم أكتد بتقديم الإغاثة الإنسانية الفورية لدعم المحتاجين وحماية كرامة الناس، بينما تساهم في خلق فرص طويلة الأمد للنمو المستدام وتحقيق إمكانيات الأفراد. تسعى أكتد للاستجابة للأزمات الإنسانية وبناء القدرة على التحمل؛ وتعزيز النمو الشامل والمستدام؛ وبناء حوكمة فعالة ودعم بناء المجتمع المدني في جميع أنحاء العالم من خلال الاستثمار في الناس وإمكاناتهم. إن التزام أكتد وفريقنا يستند إلى 4 قيم أساسية: (1) المسؤولية: نضمن تقديم المساعدات الإنسانية بكفاءة وبمسؤولية باستخدام الوسائل والموارد الموكلة إلينا. (2) التأثير: نلتزم بتحقيق التأثير الأكثر استدامة على المجتمعات والأشخاص الذين نتعامل معهم. (3) الروح الريادية: نعمل بروح ريادية تخلق قيمة وتواجه التحديات. (4) الإلهام: نسعى لإلهام كل من حولنا من خلال رؤيتنا وقيمنا وأساليبنا واختياراتنا وممارساتنا وأعمالنا والدعوة.

استراتيجية أكتد الخضراء:

تهدف استراتيجية أكتد الخضراء إلى معالجة تدهور البيئة وتغير المناخ مع تلبية احتياجات الأكثر ضعفًا الذين غالبًا ما يكونون الأكثر تأثرًا بالأزمة البيئية المتزايدة. سيلتزم كل موظف في أكتد بهذه المبادئ من خلال المسؤوليات الرئيسية المتعلقة بالبرامج الخضراء:

• المساهمة في الالتزام وتطوير خطة استراتيجية خضراء.
• استكشاف فرص وحلول برمجة خضراء مبتكرة ضمن نطاق مسؤولياتك وأدوارك.
• تشجيع وتعزيز عمليات حماية البيئة ومعايير برمجة البيئة وفقًا للإجراءات القياسية والملاحظات الإرشادية الفنية.

سياسة أكتد لمكافحة الاستغلال والاعتداء الجنسي:

(المتطوع الإداري / الموارد البشرية) لديه مسؤولية الالتزام بسياسة مكافحة الاستغلال والاعتداء الجنسي (PSEAH) دائمًا. مثل جميع المديرين والمنسقين، لديهم مسؤولية ضمان تنفيذ التدابير اللازمة لمنع الاستغلال والاعتداء الجنسي ومراقبتها بانتظام. يجب عليهم التأكد من أن الموظفين تحت إشرافهم يفهمون ويلتزمون بسياسة أكتد لمكافحة الاستغلال والاعتداء الجنسي وقد أكملوا الدورات التدريبية الإلزامية وفقًا لقواعد السلوك وسياسة مكافحة الاستغلال والاعتداء الجنسي. يجب على (المتطوع الإداري / الموارد البشرية) تعزيز بيئة تساعد في منع التحرش الجنسي والاستغلال والاعتداء سواء في المكتب أو في الميدان والإبلاغ عن أي سلوك غير لائق أو قضايا تتعلق بالاستغلال والاعتداء الجنسي وفقًا لإجراءات أكتد.

• تتبنى أكتد سياسة عدم التسامح مطلقًا تجاه الاستغلال والاعتداء الجنسي وتسعى لتوظيف من يشاركون قيمنا.
• سيكون جميع المرشحين خاضعين لفحص قبل التوظيف يتضمن مراجع مرضية وفحصًا وسجلات جنائية وفقًا للمتطلبات القانونية.
• سيقوم جميع المرشحين الذين تم عرض وظيفة عليهم بالتوقيع والامتثال لقواعد السلوك الخاصة بأكتد والسياسات ذات الصلة كجزء من عقد عملهم. من المتوقع أن يلتزم جميع الموظفين بمعايير السلوك المحددة في تلك الوثائق.
• سيكون لدى المديرين مسؤولية خاصة لتعزيز بيئة آمنة.

يمكن أن يؤدي السلوك غير اللائق إلى عقوبات تأديبية خطيرة.

هدف الوظيفة:

المتطوع الإداري / الموارد البشرية مسؤول عن مجموعة من الواجبات والمسؤوليات بالتعاون مع فريق الموارد البشرية كما هو مذكور أدناه.

الواجبات والمسؤوليات:

الإدارة:

1. تنظيم الملفات والمسح الضوئي:

يكون المتطوع الإداري / الموارد البشرية مسؤولًا عن ضمان وجود نظام ملفات دقيق وفعال، وفقًا لمتطلبات أكتد، في النسخ الورقية والرقمية. كما سيكون مسؤولًا عن ضمان أن الوثائق في المكتب المركزي تتم بشكل صحيح.

في هذا الصدد، يجب عليه وضع مجلدات دقيقة (السير الذاتية، العقود، أوراق الحضور...) وخاصة المجلدات الشخصية كما يلي:

· إنشاء مجلدات شخصية للموظفين الوطنيين والدوليين في النسخ الورقية والرقمية.

· متابعة وتحديث ملف الموظف بانتظام.

· التأكد من أن جميع ملفات الموظفين تم مسحها ضوئيًا وأرشفتها على نظام المشاركة.

· إدارة جميع ملفات الخروج لتكون مخزنة ومنظمة بشكل جيد.

· ضمان سرية المجلدات الشخصية.

· الحفاظ على تنظيم جميع الوثائق على نظام Archive 2.0 - مع الأخذ في الاعتبار أن هذه هي الجزء الأكثر أهمية.

2. المتابعة مع قسم الامتثال:

· العمل مع قسم الامتثال للتعامل مع الوثائق المطلوبة للتدقيق.

· مساعدة قسم الامتثال من خلال توفير أي وثائق يحتاجونها بالتنسيق مع فريق الموارد البشرية.

· التأكد من أن جميع الوثائق تم إعادتها من قسم الامتثال.

3. تصاريح العمل، الإقامة والتأشيرات:

· إعداد رسائل رسمية للسفارات والمكاتب الحكومية ذات الصلة لأغراض مختلفة (طلب تأشيرة، طلب تصريح عمل، توقيع البنك).

· متابعة عملية تجديد التأشيرات، وترتيب ومرافقة الموظفين الدوليين إلى مركز الشرطة لتجديد التأشيرات، والتأكد من تحديث جدول تتبع التأشيرات يوميًا.

4. دعم فريق الموارد البشرية عند الطلب:

قد يُطلب من المتطوع في الموارد البشرية تقديم الدعم في حالات الطوارئ، أو فترات العمل العالية، أو أي موقف محدد يتطلب عبء عمل غير عادي في قسم الموارد البشرية.

سيتم مراجعة الطلبات على أساس مستمر أثناء فتح الشاغر. تحتفظ أكتد بالحق في اختيار مرشح مناسب قبل تاريخ إغلاق الإعلان.