أخصائي حسابات الدفع

ملخص الوظيفة

يكون متخصص حسابات الدفع مسؤولًا عن معالجة فواتير الموردين، وإدارة مدفوعات البائعين، والحفاظ على سجلات دقيقة لحسابات الدفع، وضمان تسوية الالتزامات المالية في الوقت المناسب عبر عمليات التوزيع والتجزئة في الشركة. تدعم هذه الوظيفة الامتثال لسياسات الشركة والمعايير المحاسبية والمتطلبات القانونية أثناء العمل بشكل وثيق مع الأقسام الداخلية والموردين لضمان عمليات دفع فعالة ودقيقة.

المسؤوليات الرئيسية

1. معالجة الفواتير والتحقق منها

• استلام ومراجعة ومعالجة فواتير الموردين بدقة وفي المواعيد المتفق عليها.
• مطابقة فواتير الموردين مع أوامر الشراء (POs) وملاحظات استلام البضائع (GRNs) والعقود والمستندات الداعمة (مطابقة ثلاثية).
• التحقق من الأسعار والكميات والضرائب والخصومات وشروط الدفع.
• تحديد وحل التباينات في الفواتير مع الموردين والأقسام الداخلية.
• ضمان الترميز الصحيح للحسابات وتخصيص مركز التكلفة.

2. مدفوعات البائعين

• إعداد مقترحات الدفع وفقًا لجدول المدفوعات المعتمد.
• معالجة المدفوعات من خلال التحويلات البنكية والشيكات وطرق الدفع المعتمدة الأخرى.
• ضمان امتثال المدفوعات لمصفوفات تفويض الشركة.
• مراقبة تواريخ الاستحقاق لتجنب غرامات التأخير في الدفع.
• تسوية تأكيدات الدفع مع كشوف الحسابات البنكية.

3. إدارة حسابات الموردين

• الحفاظ على بيانات الموردين الرئيسية بدقة.
• تسوية بيانات الموردين بانتظام.
• حل استفسارات الموردين بشأن الفواتير والمدفوعات.
• مراقبة الأرصدة المستحقة والمدفوعات المتأخرة.
• تشغيل عملية الشراء إلى الدفع بانتظام.
• بناء علاقات إيجابية مع الموردين المحليين والدوليين.

4. حفظ السجلات المالية

• تسجيل معاملات حسابات الدفع بدقة داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• الحفاظ على الوثائق الإلكترونية والفيزيائية منظمة.
• ضمان امتثال جميع السجلات المحاسبية لسياسات الشركة ومتطلبات التدقيق.
• المساعدة في الحفاظ على الاحتفاظ بالوثائق بشكل صحيح.

5. إغلاق نهاية الشهر ونهاية السنة

• إعداد تسويات حسابات الدفع.
• المساعدة في تقديرات نهاية الشهر.
• ضمان تسجيل جميع الفواتير ضمن الفترة المحاسبية الصحيحة.
• دعم أنشطة الإغلاق المالي.
• تقديم الجداول الزمنية المطلوبة من إدارة المالية.

6. الرقابة الداخلية والامتثال

• ضمان الالتزام بالرقابة المالية الداخلية.
• التحقق من الموافقات قبل معالجة الفواتير والمدفوعات.
• دعم التدقيق الداخلي والخارجي.
• ضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة، واللوائح الضريبية (حيثما ينطبق) وسياسات المالية للشركة.
• تحديد فرص تحسين العمليات التي تعزز الرقابة المالية.

7. التنسيق عبر الوظائف

• التنسيق مع قسم المشتريات بشأن أوامر الشراء ومشكلات الموردين.
• العمل مع قسم التخزين لحل التباينات في ملاحظات استلام البضائع.
• التواصل مع عمليات التجزئة بشأن الفواتير والنفقات المتعلقة بالمتاجر.
• دعم مديري الفئات بشأن تسويات الموردين والمطالبات الترويجية.
• التنسيق مع الخزينة بشأن تنفيذ المدفوعات.

8. التقارير والتحليل

• إعداد تقارير شيخوخة حسابات الدفع.
• مراقبة الأرصدة المتأخرة للموردين.
• توليد تقارير حالة المدفوعات.
• تتبع أوقات معالجة الفواتير.
• مساعدة الإدارة في التقارير المالية غير الدورية.