منسق اكتساب المواهب (QFAB)

التقارير إلى: أخصائي اكتساب المواهب / موظف اكتساب المواهب

الشركة: شركة قطر للتصنيع

الموقع: رأس لفان / قطر

**سيتم إعطاء الأفضلية للمرشحين القطريين**

الوظائف الأساسية

لدعم عملية التوظيف والانضمام، مع التركيز القوي على الوثائق، والتقارير، واتفاقيات الوكالات، والفواتير. إدارة وتبسيط الجوانب الإدارية للتوظيف والانضمام، وضمان سير جميع العمليات بسلاسة وكفاءة وتنسيق أنشطة التوظيف نيابة عن فريق التوظيف، ووكالات التوظيف، والموظفين الجدد لتقديم دعم سلس طوال دورة التوظيف.

المهام والمسؤوليات

دعم الانضمام:

1. تسهيل عملية الانضمام من البداية إلى النهاية للموظفين الجدد، وضمان استكمال جميع الوثائق اللازمة، بما في ذلك رسائل العرض ونماذج الامتثال.
2. التنسيق مع الأقسام المختلفة (تكنولوجيا المعلومات، الموارد البشرية، الخدمات العامة) لضمان تجربة انضمام سلسة، بما في ذلك إعداد محطات العمل، والحسابات، وجداول التدريب.
3. تزويد الموظفين الجدد بسياسات الشركة، والإجراءات، والمزايا، والمعلومات المتعلقة بالثقافة لضمان تجربة أولية إيجابية.
4. تقديم الدعم كنقطة اتصال للموظفين الجدد خلال عملية الانضمام، ومعالجة الاستفسارات والمخاوف بشكل سريع.

إدارة وثائق التوظيف:

1. ضمان تحديث جميع وثائق التوظيف بدقة وامتثالها لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
2. الحفاظ على وتنظيم سجلات طلبات المرشحين، وتعليقات المقابلات، ورسائل العرض، والعقود بصيغتيها المادية والرقمية.

إدارة اتفاقيات الوكالات والموردين:

1. التنسيق مع وكالات التوظيف لضمان وجود اتفاقيات الوكالات وتحديثها.
2. تتبع الشروط والأحكام الخاصة باتفاقيات الموردين، وضمان الامتثال لسياسات الشركة والمعايير القانونية.
3. التعاون مع الوكالات لضمان التسليم في الوقت المناسب لتقديمات المرشحين وتسهيل التواصل السلس بين المرشحين وفرق التوظيف.

الفواتير وتتبع الميزانية:

1. إعداد طلبات الشراء والفواتير المتعلقة بوكالات التوظيف، وفحوصات الخلفية، وإعلانات الوظائف، وغيرها من الخدمات المتعلقة بالتوظيف.
2. مراجعة والتحقق من دقة الفواتير، وضمان تطابقها مع الأسعار المتفق عليها في عقود الموردين أو اتفاقيات الوكالات.
3. تتبع والإبلاغ عن نفقات التوظيف للمساعدة في إدارة الميزانية والتقارير المالية.
4. التعاون مع فريق المالية لضمان دفع الفواتير في الوقت المناسب وحل أي تناقضات.

التقارير والتحليلات:

1. إنشاء وصيانة تقارير التوظيف، بما في ذلك المقاييس المتعلقة بالوقت المستغرق للتوظيف، وغيرها من مؤشرات الأداء الرئيسية.
2. مراقبة تقدم حملات التوظيف، وتقديم تحديثات منتظمة لفريق اكتساب المواهب.
3. تحليل البيانات لتحديد الاتجاهات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين في عملية التوظيف والانضمام.
4. إعداد تقارير مفصلة عن أداء الوكالات، وتقدم التوظيف، ونفقات التوظيف للقيادة العليا وفرق الموارد البشرية.

الامتثال وتدقيق الوثائق:

1. ضمان امتثال جميع عمليات التوظيف والانضمام لسياسات الشركة، وقوانين العمل، ولوائح حماية البيانات.
2. إجراء تدقيقات دورية لملفات ووثائق التوظيف لضمان الامتثال والدقة.
3. الحفاظ على سجلات محدثة لفحوصات الخلفية، وفحوصات المراجع، وغيرها من الفحوصات قبل التوظيف.

التفاعل مع المرشحين والتواصل:

21. تقديم مستوى عالٍ من الدعم في التواصل للمرشحين خلال مرحلة الانضمام، وضمان انتقالهم السلس إلى الشركة.

22. الرد على استفسارات المرشحين وتقديم معلومات بشأن سياسات الشركة، وعملية الانضمام، والوثائق المطلوبة.

إدارة المقاولين من الباطن:

23. الإشراف على اتفاقيات المقاولين من الباطن المتعلقة بخدمات التوظيف والانضمام، وضمان وضوح جميع الشروط وامتثالها للمعايير القانونية ومعايير الشركة.

24. متابعة مع وكالات التوظيف والمقاولين من الباطن بشكل سريع لضمان انضمام الموارد وفقًا لمتطلبات القسم، مع تلبية المواعيد النهائية والتوقعات.

25. ترتيب الاختبارات التجارية أو تقييمات المهارات اللازمة للأدوار المحددة، وضمان جدولتها وإكمالها في الوقت المناسب.

26. ضمان معالجة جميع عمليات الانضمام، بما في ذلك طلبات التأشيرات، وتصاريح الدخول، ومتطلبات الوصول الأخرى، بسرعة لتجنب التأخير في تاريخ بدء الموظف الجديد.

دعم إداري إضافي:

27. تقديم دعم إداري عام لفريق التوظيف، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وترتيب الاجتماعات، وإعداد مواد الاجتماعات.

28. المساعدة في تنظيم وتنسيق فعاليات التوظيف مثل معارض الوظائف، والندوات عبر الإنترنت، أو حملات التوظيف.

29. المساعدة في المشاريع الخاصة والمهام العارضة حسب الحاجة من قبل فريق اكتساب المواهب.

توقعات أخرى:

السلامة، الصحة، البيئة، والجودة:

1. الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وتعليمات التحكم المتعلقة بالسلامة، لضمان تقديم نكيلة خدمات آمنة وعالمية المستوى، مسؤولة بيئيًا للعملاء، والجمهور، وموظفيها.

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات:

1. اتباع جميع السياسات والإجراءات ذات الصلة بالقسم لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

أخرى:

تنفيذ أي مهام أخرى كما يوجه رئيس قسم اكتساب المواهب.

المجالات الرئيسية للنتائج:

• تقديم دعم تحليل البيانات والتقارير لفريق التوظيف.
• تنسيق أنشطة الانضمام.
• تنسيق ترتيبات السفر والاجتماعات.
• ضمان تتبع دقيق للفواتير والميزانية.
• الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالتوظيف بشكل صحيح.
• تنظيم وصيانة معلومات المرشحين.

• درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.

• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة في الموارد البشرية، أو تنسيق التوظيف، أو الدعم الإداري، مع التركيز على الانضمام والوثائق.