المهام التشغيلية

• إدارة العمليات اليومية ومراقبة وظائف إدارة الأصول لضمان تنفيذ العمل وفقًا للإجراءات المتفق عليها واتفاقيات مستوى الخدمة
• إدارة وظيفة التجهيز وفقًا لاتفاقية مستوى الخدمة المتفق عليها - مراجعة والموافقة على طلبات التجهيز، تصاريح التجهيز، فحوصات التجهيز وإصدار شهادة إتمام التجهيز
• إدارة وظيفة تسليم / استلام وحدات الممتلكات وفقًا لاتفاقية مستوى الخدمة المتفق عليها
• الاستجابة وحل مخاوف واستفسارات الشركاء التجاريين المتعلقة بالتجهيز، التصاريح، الشهادات، وما إلى ذلك، وفقًا لاتفاقية مستوى الخدمة
• إدارة تحديث النظام ببيانات موثوقة (المساحة، الطاقة المخصصة، حساب فيوا) لوحدات الممتلكات الحالية
• مشاريع جديدة وتطويرات - المساعدة في بدء المشروع، إعداد ملخص التصميم، البحث عن استشاري، مراجعة التصميم وأنشطة المناقصة.
• استلام المشروع الجديد عند الانتهاء، إعداد جرد الممتلكات للتطويرات الجديدة وتحديث النظام
• تحديد نطاق إدارة المرافق، والعقد وإدارة العقود.
• المساهمة في عملية تحديد أفضل الممارسات في إدارة المرافق وتطوير العمليات والممارسات الرسمية حسب الحاجة نحو دمج وتضمين المبادئ والاستراتيجيات المستدامة في الممارسات التشغيلية اليومية
• مساعدة رئيس القسم في إعداد الميزانية التشغيلية والرأسمالية السنوية، ومراقبة الميزانية وإبراز الفروقات لضمان كفاءة التكاليف وفقًا لمؤشر الأداء لتوفير النفقات التشغيلية وضمان تنفيذ مشاريع النفقات الرأسمالية المعتمدة في الوقت المناسب.
• تحديد والتوصية للوحدة التجارية ورئيس القسم بالتحسينات الرئيسية (التقنية والمظهر) المطلوبة لتعزيز المرافق الحالية
• دعم فريق تطوير الأعمال في حل استفساراتهم المتعلقة بإدارة الأصول في تنسيق مع الأقسام الداخلية المعنية
• تمثيل الوحدة التجارية خلال مراحل التصميم والتخطيط والبناء وتسليم الأصول الجديدة المطورة
• مراجعة وتصديق أداء مقدمي الخدمة الشهري وشهادة الدفع
• ضمان إدارة الشكاوى العملاء بشكل مناسب وفي الوقت المناسب لتحقيق أهداف رضا العملاء للمنظمة
• مراقبة والحفاظ على سجلات نفقات المرافق وتنفيذ مبادرات الاستدامة ومشاريع توفير تكاليف المرافق
• توفير الصيانة الوقائية، ومراقبة الموقع، وتتبع مشاريع تحسين البيئة في الهيئة.
• تطوير الأنظمة والسياسات والاستراتيجيات لإدارة الأصول والممتلكات وتنفيذها بالتعاون مع الوحدات التنظيمية المختلفة في الهيئة.
• المساهمة في تحديد وتقييم احتياجات الهيئة من المرافق والمباني بالتنسيق مع الجهات المختصة، وتقدير احتياجاتها، ودراسة احتياجات المعدات.
• الإشراف على الاستخدام الأمثل لمرافق ومباني الهيئة، وضمان مستوى كفاءتها، وتحسين وتطوير وتقييم المعدات.
• تنفيذ نظام إدارة الأصول والممتلكات وجرد وحفظ وتنظيم أصول وممتلكات الهيئة بالطريقة المناسبة.
• تطوير آليات تساهم في تنفيذ الجرد السنوي والمفاجئ لأصول وممتلكات مرافق ومباني الهيئة.
• دراسة وتقييم أداء أصول الهيئة وتقديم التوصيات المناسبة لضمان كفاءتها التشغيلية وزيادة عمرها الافتراضي.
• تدقيق ومراقبة مدى التزام الوحدات التنظيمية بالسياسات والإجراءات المعتمدة من الهيئة بشأن الأصول والممتلكات، وإعداد تقارير دورية عن أداء الأصول والممتلكات ومدى تلبيتها لاحتياجات الهيئة.
• تطبيق نظام إدارة تدمير الأصول والممتلكات بطريقة مناسبة والتنسيق مع الأطراف المعنية لتنفيذ الإجراءات اللازمة.