موظف استقبال

يتم البحث عن موظف استقبال محترف ومنظم وودود ليكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء، مع تقديم الدعم الإداري للرئيس التنفيذي. يجب أن يكون المرشح المثالي منظمًا للغاية، وموجهًا نحو التفاصيل، ويتحدث اللغتين الإنجليزية والعربية، وقادرًا على إدارة مسؤوليات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.

المسؤوليات الرئيسية

مهام الاستقبال

• تحية الزوار والعملاء والضيوف بطريقة احترافية وودية.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها والبريد الإلكتروني.
• إدارة إجراءات تسجيل الزوار والحفاظ على منطقة استقبال احترافية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، والتسليمات، وخدمات البريد السريع.
• تقديم الدعم الإداري العام للموظفين حسب الحاجة.

الدعم التنفيذي للرئيس التنفيذي

• إدارة والحفاظ على جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والأجندة اليومية.
• تنسيق الاجتماعات، وإعداد جداول الاجتماعات، والتأكد من أن جميع الترتيبات جاهزة.
• تنظيم وتنسيق السفر المحلي والدولي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل، والمسارات.
• المساعدة في المراسلات، وإعداد الاجتماعات، وإجراءات المتابعة.
• الحفاظ على السرية فيما يتعلق بالشؤون التنفيذية وشؤون الشركة.

الضيافة وإدارة المكتب

• إعداد المرطبات، والقهوة، والشاي، والمشروبات للرئيس التنفيذي والضيوف الزائرين.
• التأكد من أن غرف الاجتماعات معدة وجاهزة قبل الاجتماعات.
• الحفاظ على مستلزمات المطبخ والتأكد من توفر المرطبات بشكل كاف.
• مراقبة وتجديد مستلزمات المكتب والتنظيف حسب الحاجة.
• التنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات عند الضرورة.
• المساعدة في الحفاظ على بيئة مكتبية نظيفة ومنظمة واحترافية.