مساعد عمليات

الوصف: ويلت هونجر هيلف (WHH) تقوم بإنشاء مكتب في عمان لدعم عملياتها في دول غرب آسيا، بما في ذلك الأراضي الفلسطينية المحتلة، والأردن، واليمن، والعراق. يساعد مساعد العمليات في سير العمل السلس للمكتب وعمليات المشاريع من خلال تقديم الدعم الإداري واللوجستي، والمساعدة في عمليات الشراء وإمدادات المكتب، وضمان دقة السجلات وفقًا للمعايير التنظيمية ومتطلبات المانحين.

ملاحظة:هذه فرصة إلحاق بالشراكة مع ACTED. وبالتالي، سيكون عقد العمل مع ACTED، التي ستلحق المرشح الناجح إلى WHH بموجب عقد عمل وطني في الأردن. ومع ذلك، ستتم إدارة عملية التوظيف، بما في ذلك المقابلات، من قبل WHH.

الهدف:

يدعم مساعد العمليات سير العمل السلس للمكتب وعمليات المشاريع من خلال تقديم الدعم الإداري واللوجستي، والمساعدة في عمليات الشراء وإمدادات المكتب، وضمان دقة السجلات وفقًا للمعايير التنظيمية ومتطلبات المانحين.

المسؤوليات الرئيسية:

A. دعم الإدارة المكتبية واللوجستيات

• دعم التنظيم اليومي للمكتب والمرافق (غرف الاجتماعات، المناطق المشتركة) لضمان صيانتها الجيدة وتوافرها عند الحاجة.
• دعم اللوجستيات والإدارة للأنشطة المكتبية/المشاريع (الاجتماعات، ورش العمل، التدريبات، المؤتمرات)، بما في ذلك المواقع، والمواد، والمرطبات، ولوجستيات المشاركين، تحت الإشراف.
• متابعة احتياجات الخدمة المتعلقة بالمكتب (مثل التنظيف، والصيانة، والكهربائيين، والسباكين) وتتبع الطلبات حتى الاكتمال.
• تسجيل وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك الفاكسات، والبريد الإلكتروني، والطرود، والرسائل التي تم تسليمها يدويًا ومراقبة الردود.
• إجراء الترجمات عند الطلب.
• جدولة واجب السائقين وتخصيص المركبات.
• الإبلاغ عن الأضرار في معدات المكتب وتنظيم ومتابعة صيانتها وإصلاحها.
• إدارة وصيانة بيت الضيافة، وضمان نظافته وسلامته وتجهيزه بالكامل وعمله في جميع الأوقات (التحكم في المخزون، متابعة الإصلاحات البسيطة، تنسيق مقدمي الخدمات، وترتيبات تسجيل الوصول/تسجيل المغادرة).

B. دعم الشراء وإمدادات المكتب

• دعم عمليات الشراء من خلال جمع الاقتباسات، وإعداد طلبات تقديم العروض، ومقارنة العروض، ودعم الأرشفة والتوثيق، تحت إشراف نقطة الاتصال المسؤولة.
• مراقبة توفر إمدادات المكتب، وقطع الغيار، والمواد الاستهلاكية (مثل القرطاسية، وإمدادات الطابعات) وتنظيم إعادة التزويد في الوقت المناسب بالتنسيق مع المشرف والمالية.
• متابعة مع الموردين/مقدمي الخدمات بشأن جداول التسليم والعناصر المعلقة، وإبقاء الطلبات الداخلية على اطلاع عند الحاجة.

C. السفر، والزوار، والتصاريح

• دعم حجوزات السفر والترتيبات (حجوزات الفنادق، والنقل المحلي، والمسارات) وفقًا للإجراءات الداخلية.
• دعم ترتيبات الإقامة والنقل المحلي للزوار عند الطلب.
• دعم تأشيرات الإقامة وتصاريح الإقامة والعمليات المماثلة (جمع الوثائق، المواعيد، المتابعة) بالتنسيق مع الموارد البشرية/الإدارة.

D. الأصول، والجرد، ودعم تكنولوجيا المعلومات/المعدات الأساسية

• الحفاظ على تحديث قوائم الجرد والأصول بانتظام، ودعم وضع العلامات، ونماذج التسليم، والفحوصات المادية الدورية.
• دعم ترتيبات معدات المكتب الأساسية وتكنولوجيا المعلومات (أجهزة الكمبيوتر، والطابعات، وأجهزة الإنترنت).
• دعم تنظيم وصيانة مناطق التخزين والترتيبات اللوجستية الأساسية.

E. دعم المالية والمدفوعات

• دعم دفع الفواتير الصغيرة (نفقات المكتب البسيطة) بالتنسيق مع قسم المالية، وضمان جمع الإيصالات، وتوثيقها، وأرشفتها.
• دعم مسح الوثائق، وأرشفتها، وإعداد الوثائق للتوقيع والمهام المماثلة عند الطلب من موظف المالية العليا.