مساعد إداري

تتحمل مساعد الإدارة مسؤولية تقديم الدعم الإداري والمكتبي الشامل لضمان التشغيل الفعال للمنظمة. تشمل الدور إدارة الإدارة المكتبية، وتنسيق الاجتماعات والسفر، والتعامل مع الوثائق، والحفاظ على السجلات، ودعم عمليات الاستيراد والتصدير، والتواصل مع العملاء والموردين، والمساعدة في الأنشطة المالية وعمليات الشراء.

المسؤوليات الرئيسية:

• استقبال ومساعدة الزوار بطريقة احترافية.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتصفيتها وتوجيهها.
• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات والتقويمات.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات بالتفصيل.
• صياغة وتحرير وتوزيع الرسائل الإلكترونية، والرسائل، والمذكرات، والمراسلات الأخرى.
• إعداد وتجميع التقارير والوثائق الإدارية بانتظام.
• تطوير وتنظيم وصيانة أنظمة الأرشفة لسجلات الشركة.
• تحديث وصيانة السياسات والإجراءات والوثائق الإدارية للمكتب.
• مراقبة وطلب اللوازم المكتبية مع الحفاظ على مستويات المخزون.
• البحث وتحديد الموردين والمشترين والفرص التجارية المحتملة.
• الحفاظ على تحديث قواعد بيانات جهات الاتصال للعملاء والموردين والشركة.
• تنسيق حجوزات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية، والفنادق، ووسائل النقل للمديرين والزوار.
• إعداد وثائق الاستيراد والتصدير، بما في ذلك شهادات المنشأ والتنسيق مع غرف التجارة ووكالات التفتيش.
• تقديم تقارير المصروفات وتسويتها باستخدام برامج المحاسبة.
• تكون نقطة الاتصال الرئيسية للموظفين الداخليين والعملاء الخارجيين والموردين ومقدمي الخدمات.
• التنسيق مع التنفيذيين والإدارة العليا لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• التواصل مع البنوك والسلطات الحكومية بشأن الأمور الإدارية والتجارية.
• إعداد عقود المبيعات وأوامر الشراء.
• متابعة الشحنات والتسليمات والمدفوعات وحالة الطلبات مع الموردين والعملاء الدوليين.
• الحفاظ على سجلات النقدية الصغيرة والمساعدة في المحاسبة الأساسية والإدارة المالية.
• أداء واجبات إدارية أخرى كما تم تكليفها من قبل الإدارة.

ساعات العمل: من الاثنين إلى السبت في مكتبنا في JLT، يوم السبت سيكون هجينًا ويمكن العمل من المنزل.