مساعد إداري واستقبال

هدف الوظيفة

تقديم الخدمة كواجهة تشغيلية رئيسية للمدرسة الإنجليزية، وإدارة العلاقات مع أولياء الأمور، ولوجستيات الطلاب، وشبكات النقل، والإدارة الحية لإدارة الوثائق الوزارية والترجمة عبر مراحل ما قبل التحضير، والتحضير، والمدرسة العليا.

المسؤوليات الرئيسية

1. واجهة الاستقبال وخدمة العملاء

• إظهار مرونة ممتازة في واجهة الاستقبال من خلال العمل كخط استجابة أول لاستفسارات الحرم الجامعي المتنوعة، مستخدمًا نهجًا استباقيًا لمساعدة أصحاب المصلحة.
• الحفاظ على بيئة استقبال مهنية في مكتب الاستقبال الرئيسي.
• تقديم استجابة خط أول حيوية لمشاكل الحرم الجامعي اليومية المتنوعة، وتقييم المواقف بكفاءة واستخدام نهج استباقي لمساعدة أصحاب المصلحة، بدعم كامل من خبرة الإدارة المدرسية الأوسع.
• ترحيب وفحص أولياء الأمور والزوار والمقاولين والمفتشين وفقًا صارم لسياسات حماية المدرسة وإجراءات التحكم في الوصول.
• إدارة الاستجابة الإدارية الفورية للوصول المتأخر والجمع المبكر عبر جميع مستويات المدرسة الثلاثة، مع ضمان الحفاظ على سجلات دقيقة للدخول.
• قيادة تسجيل الطلاب وجمع البيانات يوميًا.

1. لوجستيات النقل وعمليات الحافلات

• إدارة الإدارة اليومية لشبكة النقل الطلابية في المدرسة، وتحديث قوائم الركاب، والعمل كنقطة اتصال مباشرة لمنسقي البائع الخارجي للحافلات.
• حل المشكلات اللوجستية في الوقت الحقيقي، بما في ذلك تغييرات المسارات، وتأخيرات المرور، وبروتوكولات الاتصال في حالة الأعطال.
• العمل كنقطة اتصال فورية عبر الهاتف ووجهًا لوجه لأولياء الأمور بشأن استفسارات النقل التشغيلية.

1. ترجمة سياقية من العربية إلى الإنجليزية

• تقديم ترجمة سياقية للقرارات الوزارية الرسمية، والمذكرات العربية، وتوجيهات التفتيش الحكومية الواردة إلى الإنجليزية المهنية لفريق القيادة العليا (SLT).
• صياغة الوثائق الرسمية باللغة العربية للمدرسة، والرسائل، والاستئنافات التنظيمية، مع ضمان التوافق القانوني واللغوي التام مع الأطر المحلية الكويتية.
• الحفاظ على أرشيف مركزي مؤمن ومؤرشف بدقة لجميع المواد المترجمة.

1. الاحتياطي الإداري الأساسي والتغطية

• الحفاظ على الكفاءة المطلقة في قواعد بيانات معلومات الطلاب الأساسية (iSAMS/Odoo) ومنصات تشغيل المدرسة لضمان تغطية سلسة على مكتب الاستقبال خلال أوقات الذروة الصباحية/بعد الظهر أو غيابات الزملاء.