-يقدم المراسل والموظف دعمًا إداريًا ولوجستيًا أساسيًا عبر المباني. تشمل الوظيفة توزيع الوثائق، تتبع المراسلات، إدارة مخزون القرطاسية، إعداد ودعم غرف الاجتماعات، مراقبة معدات المكتب، والمساعدة العامة في الأعمال الكتابية. حامل الوظيفة هو العمود الفقري التشغيلي لتدفق الأعمال الإدارية اليومية للقسم.

. المسؤوليات الرئيسية

1 التعامل مع الوثائق والمراسلات:

توزيع وتسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة - الداخلية والخارجية - بدقة وفي الوقت المناسب.

تتبع وتسجيل جميع الوثائق لضمان إمكانية تتبعها بالكامل. الحفاظ على سجل المراسلات محدثًا في جميع الأوقات.

التعامل مع جميع الوثائق السرية بحذر شديد. تخزين ونقل والتخلص من الوثائق الحساسة بأمان وفقًا لمتطلبات أمان المعلومات.

جمع الوثائق من جميع الطوابق والوحدات وتسليمها حسب التعيين.

2 إدارة القرطاسية والمخزون:

الحفاظ على سجل مخزون القرطاسية - محدثًا عند كل حركة: العناصر المستلمة، المصدرة، والرصيد المتبقي.

تقديم بيانات الاستخدام الأسبوعية لفريق الإدارة والخدمات لدعم مراقبة المخزون.

ضمان أن تكون غرفة القرطاسية نظيفة ومنظمة وموسومة بشكل صحيح في جميع الأوقات.

الإبلاغ عند وصول أي عنصر إلى مستوى إعادة الطلب لفريق الإدارة والخدمات.

إصدار القرطاسية ذات العلامة التجارية فقط مقابل طلب مسجل في سجل إصدار القرطاسية ذات العلامة التجارية.

3 دعم غرف الاجتماعات:

إعداد غرف الاجتماعات حسب الحاجة قبل كل حجز - تخطيط الأثاث الصحيح، المستلزمات، والمواد المطلوبة.

تأكيد أن غرف الاجتماعات نظيفة ومنظمة وجاهزة قبل كل حجز وفقًا لبروتوكول غرف الاجتماعات الداخلية الحالي.

الإبلاغ عن أي أثاث تالف، أو مشكلة في المعدات، أو قلق بشأن الصيانة إلى المشرف على الطابق أو فريق الإدارة والخدمات على الفور.

4 دعم المعدات المكتبية والدعم العام:

تشغيل المعدات المكتبية - الطابعات، آلات الربط، آلات الترقق، آلات الفاكس - وفقًا للإجراءات المعتمدة.

مراقبة وظيفة المعدات. الإبلاغ عن أي عطل على الفور. ضمان أن تكون الطابعات مزودة بالورق في جميع الأوقات.

الإجابة على المكالمات الهاتفية في غضون ثلاث رنات. تحية المتصلين بشكل احترافي. أخذ رسائل دقيقة.

استلام وترتيب الصحف والمجلات والمنشورات حسب التعيين.

.5 السلوك والمعايير المهنية:

الحفاظ على معايير النظافة والزي الرسمي في جميع الأوقات.

0استخدام المصعد المخصص للموظفين أو السلالم. عدم استخدام الطرق المخصصة للزوار أو الضيوف.

الامتثال لجميع متطلبات أمان المعلومات والسرية